De Gemeentelijke Ombudsman publiceert al zijn rapporten via bepaalde richtlijnen. De toekenning van een categorie bepaalt welke richtlijnen dat zijn. Door rapporten op die manier in te delen, wil de ombudsman overzicht en voorspelbaarheid bieden aan de instanties die met het onderzoek en de publicatie van een rapport te maken krijgen.

Er zijn drie categorieën. Sommige acties zijn echter voor alle rapporten gelijk:

Alle rapporten zijn voorzien van een samenvatting waarin kort en helder is uitgelegd waar het onderzoek over gaat.
Alle rapporten worden op de dag van verzending via post en e-mail aan de betrokken gemeente(n)/gemeentelijke instantie(s) gestuurd. Een dag later, op de dag van publicatie, worden ze gepubliceerd op de website.
Individuele burgers en ambtenaren worden niet met naam en toenaam vermeld in een rapport, tenzij dat uitdrukkelijk van tevoren is afgesproken.

Categorie 1 - Standaard: Een rapport wordt geclassificeerd als ´standaard´ wanneer het resultaat van het onderzoek geen bijzondere nieuwswaarde heeft. Rapporten uit deze categorie worden niet naar de pers gestuurd, maar worden vaak wel opgenomen in de maandelijkse nieuwsbrief.

Categorie 2 - Relevant: 'Relevante' rapporten kenmerken zich door een actuele thematiek, politieke relevantie of een aanbeveling. Zij worden op de dag van publicatie als pdf verzonden aan de media, waarbij aandacht wordt gevraagd voor de samenvatting. Voorlichters van de gemeente worden de dag voor publicatie op de hoogte gesteld van de inhoud van het rapport en het feit dat dit naar de media wordt verzonden.

Categorie 3 - Maatwerk: Maatwerk wordt geleverd wanneer uitdrukkelijk persaandacht wordt verwacht of gezocht. Uitgangspunt hierbij dat instanties die onderwerp zijn geweest van onderzoek niet verrast worden door berichtgeving of vragen van de media. In de voorbereiding op publicatie van het rapport wordt de gemeente geïnformeerd over bijvoorbeeld de inhoud van het persbericht of de wijze waarop het onderzoek gepresenteerd wordt (persbericht, persconferentie, presentatie op locatie e.d.). Op de dag van publicatie wordt de pers actief over het rapport geïnformeerd. In het geval van een op handen zijnde presentatie op persconferentie worden de media uiterlijk 1 werkdag van tevoren hiervoor uitgenodigd.